Notícia - Kaizen

Praticamente toda a gente quer evoluir, seja na vida pessoal, social ou profissional. Mas poucos são os que o acabam por alcançar, talvez por só esses perceberem correctamente o processo de crescimento e mudança. Além disso, ao extrapolar-se esta evolução de desempenho próprio para entidades impessoais e complexas (empresas, educação, liderança, gestão do local de trabalho), tornam-se evidentes as dificuldades intrínsecas. Esta evolução de desempenho apresenta-se, graficamente, em escada (tracejado):

     A passagem entre degraus sucessivos representa um salto evolutivo; este poderá ser uma inovação tecnológica, ou um novo método de trabalho, ou uma nova responsabilidade, ou...
     É nas plataformas dos degraus que ocorre o demorado processo de assimilação e acumulação de novas aprendizagens, positivas ou negativas, consequentes dos saltos evolutivos.
     Muitos de nós apoiam-se neste tipo de evolução. O salto poderá ser uma prova escrita, um trabalho/artigo da Ciência J a entregar, um novo método de estudo... Ao superarmos este salto, que habitualmente envolve novos conhecimentos, relaxamos, na esperança de nos trazer, finalmente, a vantagem desejada. Na realidade, mais tarde constata-se que se sofreu uma lenta estagnação, ou até regressão. Ao tentar corrigir a situação, repetimos o erro.

 Outros, conscientes da sua condição, esforçam-se por degraus mais inclinados (traço contínuo), para obterem desempenhos mais elevados. Neste caso, vão-se já preparando para o novo desafio que virá mais tarde, Este tipo de evolução, denominado Melhoria Contínua, distingue-se por continuamente reflectir sobre a nova situação, procurando descobrir métodos que façam elevar o desempenho actual - devido a esta preparação antecipada, o próximo salto terá maior sucesso! Infelizmente, tal evolução é encarada como sendo difícil, por obrigar a alterações impertinentes.

Kaizen

     Eis que surge a filosofia Kaizen. Formado por Kai (Mudança) e Zen (Bom, para melhor), este conceito japonês fomenta a Melhoria Contínua.

(Kai)

+

(Zen)

=

(Kaizen)

     Porém, conforme Masaaki Imai, o fundador do Kaizen, esta filosofia aposta em soluções simples e "baratas", baseadas no engenho pessoal, no empenho de toda a gente envolvida e na ideia central do combate ao desperdício (acções e itens sem valor). Nota que o Kaizen foi inicialmente desenvolvido e aplicado à indústria. Só mais tarde se reconheceu a sua aplicação funcional a outros campos: empresarial, familiar, pessoal, etc. Por isso, embora o kaizen se apoie em termos técnicos industriais, deves interpretá-los de um modo mais lato.

     É precisamente na eliminação sistemática de Muda (desperdício), Muri (dificuldade) e Mura(irregularidade) que o Kaizen apresenta métodos eficazes. Assim, identificam-se sete tipos diferentes de Muda:

1. Produção em excesso;
2. demasiadas Existências em stock;
3. Transportes excessivamente longos;
4. Esperas (atrasos);
5. Movimentação excessiva do pessoal;
6. Processamento superior ao desejado pelo cliente;
7. Defeitos.

É importante adquirir o "olho Kaizen", aquele que observa atentamente, descobrindo exemplos de desperdício, seja ele concreto (material sem interesse) ou abstracto (acções sem valor). Terá, então, a tarefa de se indagar, continuamente - perguntando Como, Quando, Onde, Porquê várias vezes - para descobrir a melhor maneira de os eliminar eficaz e eficientemente.
     A gestão Kaizen exige que, numa primeira abordagem, seja feita uma operação especial de limpeza, o 5s. Esta é composta por:

• Seiri (Triagem) - selecção dos itens a aproveitar e a eliminar;
• Seiton (Arrumação) - ordenar e arrumar os itens funcionalmente;
• Seisou (Limpeza) - Verificar e restaurar as condições da área de trabalho;
• Seiketsou (Normalização) - Definir normas de manutenção para a área de trabalho;
• notavailableShitsuke (Disciplina) - Autodisciplina da manutenção das normas.

(Nota: A área de trabalho poderá ser uma área mental, incidindo sobre o nosso método de estudo, o nosso efeito social, etc.)

     Estes cinco sensos são fundamentais para a organização estratégica dos equipamentos, materiais, documentos e ideias no local de trabalho.

Implementação nas organizações

     A gestão Kaizen exige uma forte mudança da cultura interna, desde o topo da hierarquia da organização, até ao nível mais baixo (habitualmente a produção - "chão de fábrica") A direcção terá a responsabilidade de fomentar a cultura e ambiente necessários, encorajando as chefias intermédias e operários da produção naimplementação de Kaizen nas suas responsabilidades.

Conforme Masaaki Imai, a realidade está no local onde o produto é criado - nagemba (lê-se guemba) - não nas nossas secretárias! Por isso, o conceito central de Gembakaizen, muito popularizado nos EUA pela Toyota nos anos oitenta, é o de dar aos trabalhadores a oportunidade e o poder de resolver problemas. Para isso, a organização tem de reconhecer que todos têm competências para contribuir com sugestões valiosas. Aconselha-se, então, a criação de um bom sistema de recepçãoe análise de ideias e de motivação do pensamento activo naquela.      Para demonstrar e fomentar o poder do Kaizen, existem grupos de melhoria de acção rápida. Estes grupos são formados por elementos de várias hierarquias da organização, que implementam a filosofia Kaizen num curto espaço de tempo, em cinco dias úteis - são os eventos Gembakaizen Blitz. ("Blitz" identifica acções de implementação rápida e eficaz). Como o Kaizen enfatiza a acção real, a equipa tem de estar predisposta a "sujar as mãos" no chão de fábrica, desenvolvendo, testando e refinando soluções simples, apenas com os materiais existentes no local. Os resultados imediatos são deveras fantásticos: em apenas cinco dias, obtêm-se reduções de 30% a 80% (em média) nos vários processos em causa!

Masaaki Imai

E lá em casa? A nível social...

     No teu quarto/escritório/estudo/etc., podes aliar a gestão Kaizen à Lei de Pareto, segundo a qual muitas actividades se regem pelo sistema 80/20. Um bom exemplo desta lei será a tua secretária, onde, em 80% de todas as tarefas executadas, só utilizarás 20% dos recursos (computador, papel, livros, material de escrita...) que possuis. Assim, inclina-te sobre a eliminação de Muda nas diveras áreas, através do método5s, tendo como referência a Lei de Pareto: organiza o local, de modo a que os utensílios usados com maior frequência tenham um acesso mais fácil e rápido, do que os restantes. Além disso, podes reflectir, continuamente (sem exageros), sobre novas e simples ideias aliadas ao teu posto/método de estudo/de trabalho...

     Também podemos aplicar a filosofia Kaizen à nossa vida social! Através de uma análise profunda e cuidada sobre a nossa personalidade (defeitos, qualidades, tipos de relacionamento, etc.), é-nos possívelevoluir, apoiando-nos no Kaizen. Esta área é uma muito importante, porque o nosso desempenho é directamente influenciado pelo próprio comportamento social. Se este comportamento não for positivo, terá de ser eliminado - este é o oitavo tipo de Muda!

Rudolf Appelt – Mar/Abr 2000